I- GİRİŞ

Defter ve belgelerin muhafaza ve ibraz zorunluluğuna dair hükümler VUK, Ticaret Kanunu ve Sigorta Mevzuatımızın ilgili maddelerinde yer almıştır. Buna göre mükellefler tutmak zorunda oldukları defter ve belgelerini ilgili bu­lundukları takvim yılını takip eden yıldan başlayarak yasalarda belirlenen süreyle muha­faza etmek ve yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz etmekle yükümlüdürler. Zikredilen yükümlülüğe uyulmaması halinde uy­gulanacak müeyyideler değişik hükümler içermektedir.

Şimdi defter ve belgelerle ilgili muhafaza, ibraz süreleri ile genel hükümler dışında süreleri uzatan durumlar değişik açılardan ele alınarak aşağıda izaha çalışılacaktır.

 

II- VERGİ USUL KANUNU’NA GÖRE DEFTER VE BELGELERİN SAKLANMASI (VUK MD. 253)

A- DEFTER TUTMAK ZORUNDA OLANLARIN DEFTER VE BELGELERİ MUHAFAZA ÖDEVİ

VUK’un 253. maddesi hükmüne göre, VUK uyarınca defter tutmak zorunda olanlar;

- Tuttukları defterleri ile

Defterlerine dayanak teşkil eden;

- Alış ve satış faturalarını, sevk irsaliyelerini, taşıma irsaliyesi, yolcu listesi, günlük müşteri listelerini, serbest meslek makbuzlarını, Fatura yerine geçen perakende satış fişlerini, makineli kasaların kayıt rulolarını, giriş ve yolcu taşıma biletlerini, gider pusulası ve müstahsil makbuzlarını, ücret bordrosu ve bordro yerine geçen belgeleri, yazdıkları ve aldıkları mektup, telgraf ve hesap özetlerini, gönderilen ve gelen muhabere evraklarını, mukavelename, taahhütname, kefaletname, mahkeme ilamları gibi hukuki vesikalarla, ihbarname, karar örnekleri, vergi makbuzları gibi vergi evrakını İlgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmek zorundadırlar. Özel hesap dönemine tabi mükelleflerin defter ve belgeleri muhafaza süreleri, özel hesap döneminin sona erdiği takvim yılını izleyen yıldan itibaren beş yıldır.

VUK’un 13. maddesinde belirtilen

- Vergi ödevlerinden her hangi birinin yerine getirilmesine engel olacak derecede ağır kaza, ağır hastalık ve tutukluluk;

- Vergi ödevlerinin yerine getirilmesine engel olacak yangın, yer sarsıntısı ve su basması gibi afetler;

- Kişinin iradesi dışında vukua gelen mecburi gaybubetler;

- Sahibinin iradesi dışındaki sebepler dolayısıyla defter ve vesikalarının elinden çıkmış bulunması

gibi mücbir sebep hallerinden herhangi birisinin meydana gelmesi halinde bu sebep ortadan kalkıncaya kadar süreler işlemez. Bu takdirde, defter ve belgelerin muhafaza süresi, işlemeyen süreler kadar uzar.

“Defter ve Belgelerle Diğer Kayıtları İbraz Mecburiyeti” başlıklı VUK’un 256. maddesi (22.07.1998 tarih ve 4369 sayılı Kanun’un 4. maddesiyle değişen ve 29.07.1998 tarihinden geçerli olarak yürürlüğe giren şekli):

“Geçen maddelerde yazılı gerçek ve tüzel kişiler ile mükerrer 257. madde ile getirilen zorunluluklara tabi olanlar, muhafaza etmek zorunda oldukları her türlü defter, belge ve karneler ile vermek zorunda bulundukları bilgilere ilişkin mikro fiş, mikro film, manyetik teyp, disket ve benzeri ortamlardaki kayıtlarını ve bu kayıtlara erişim veya kayıtları okunabilir hale getirmek için gerekli tüm bilgi ve şifreleri muhafaza süresi içerisinde yetkili makam ve memurların talebi üzerine ibraz ve inceleme için arz etmek zorundadırlar. Bu zorunluluk Maliye Bakanlığınca belirlenecek usule uygun olarak, tasdike konu hesap ve işlemlerin doğrulanması için gerekli kayıt ve belgelerle sınırlı olmak üzere, bu hesap ve işlemlere doğrudan ya da silsile yoluyla taraf olanlara, defter ve belgelerinin tetkiki amacıyla yeminli mali müşavirler tarafından yapılan talepler için de geçerlidir.” ifadesi ile defter, belge, ve kayıtlarını bilgisayar ortamında izleyen mükelleflerin bilgilerinin manyetik ortamdaki haliyle de muhafaza edilmesinin önemini vurgulamaktadır.

266 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği uyarınca mükelleflerin, 01.01.1999 tarihi itibariyle yürürlükten kaldırılan ancak defter tutma zorunluluğunun bulunduğu 01.01.1999 tarihinden önceki dönemlere ilişkin olarak günlük kasa defteri, perakende satış ve hasılat defteri ve kambiyo senetleri defterinin zamanaşımı süresi (ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl) içinde muhafaza etmeleri ve istenildiklerinde ibraz edilmeleri zorunludur.

Diğer taraftan, 4811 sayılı Vergi Barışı Kanunu’nun 10. maddesinin (d) bendinde; matrah artırımında bulunulmasının, VUK’un defter ve belgelerin muhafaza ve ibrazına ilişkin hükümlerinin uygulanmasına engel teşkil etmeyeceği belirtilmiştir. Bu nedenle, 1998, 1999, 2000, 2001 yıllarına ilişkin olarak matrah artırımında bulunan mükellefler de bu yıllara ilişkin defter ve belgelerini zamanaşımı süresi içinde istenildikleri taktirde vergi incelemesine yetkili olanlara ibraz etmek zorundadırlar.

İşini terk eden mükellefler ise 246 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği’ne göre; Vergi Usul Kanunu uyarınca notere tasdik ettirmiş veya “Vergi Usul Kanunu Uyarınca Vergi Mükellefleri Tarafından Kullanılan Belgelerin Basım ve Dağıtımı Hakkında Yönetmelik” hükümlerine göre anlaşmalı matbaalara bastırmış oldukları belgelerden, kullanılmamış olanlar ile en son kullandıkları ciltleri, işi bırakma bildiriminde bulunacakları süre içinde bağlı bulundukları vergi dairelerine ibraz ederek kullanılmamış belgelerin iptal edilmesini sağlayacaklardır.

B- DEFTER TUTMAK ZORUNDA OLMAYANLARIN BELGELERİ MUHAFAZA ÖDEVİ

Defter tutmak zorunda olmayan gerçek ve tüzel kişiler VUK’un 173. maddesinde tek tek sayılmıştır. Bunlar;

- Gelir vergisinden muaf olan esnaf ve çiftçiler;

- Gelir Vergisi Kanunu’na göre kazançları basit usulde tespit edilenler;

- Kurumlar vergisinden muaf olan:

- İktisadi kamu müesseseleri;

- Dernek ve vakıflara ait iktisadi işletmelerdir.

Yukarıdaki istisna hükümlerinin gelir veya kurumlar vergilerinden muaf olmakla beraber diğer vergilerden birine tabi olan ve bu vergileri götürü usulde tespit edilmeyen mükelleflerin muaf olmadıkları vergiler için tutacakları defterlere şümulü yoktur.

VUK’un 254. maddesi uyarınca, defter tutmak zorunda olmayanların faaliyetleri ile ilgili olarak VUK’un 232, 234 ve 235. maddeleri gereğince almaya mecbur oldukları fatura, gider pusulası ve müstahsil makbuzlarını tarih sırası ile tanzim tarihlerini takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmek zorundadırlar.

Nihai tüketicilerin belgeleri muhafaza etme zorunluluğuna ilişkin VUK’ta herhangi bir düzenleme yer almaması nedeniyle belgeleri muhafaza mecburiyeti bulunmamaktadır.

 

III- TÜRK TİCARET KANUNU’NA GÖRE DEFTER VE BELGELERİN SAKLANMASI

A- TÜRK TİCARET KANUNU’NDA DEFTER VE BELGELERİ MUHAFAZA ÖDEVİ

TTK’nin 68. maddesi hükmüne göre; “Defter tutmak mecburiyetinde bulunan kimse ve işletmeye devam eden halefleri, defterleri son kayıt tarihinden ve saklanması mecburi olan diğer hesap ve kağıtları tarihlerinden itibaren on yıl geçinceye kadar saklamaya mecburdurlar.

Hakiki şahıs olan tacirin ölümü halinde mirasçıları ve ticareti terk etmesi halinde kendisi defter ve kağıtları birinci fıkra gereğince saklamakla mükelleftirler. Ancak, mirasın resmi tasfiyesi halinde defter ve kağıtlar birinci fıkrada yazılı müddetle Sulh Mahkemesi tarafından saklanır.

Kollektif ve Adi Komandit Şirketlerin her ne suretle olursa olsun infisahı halinde bunlara ait defter ve kağıtlar, şirket merkezinin bulunduğu yerdeki Salahiyetli Mahkeme tarafından 1. fıkra gereğince saklanmak üzere ortaklardan birine veya Notere, diğer şirketlerin infisahı halinde ise Notere tevdi olunur. Noter harç ve ücreti şirket mevcudundan ödenir.

Bir tacirin saklamakla mükellef olduğu defter ve kağıtlar; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet sebebiyle ve kanuni müddet içinde ziyaa uğrarsa tacir ziyai öğrendiği tarihten itibaren on beş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yerin salahiyetli mahkemesinden kendisine bir vesika verilmesini isteyebilir. Mahkeme lüzumlu gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir.

Böyle bir vesika almamış olan tacir defterlerini ibrazdan kaçırmış sayılır.”

B- BELGELERİN SAKLANMASI (TTK MD. 66 SON FIKRA)

Tacirler, işletmeleriyle ilgili işler dolayısıyla aldıkları mektup, yazı, telgraf, fatura, cetvel, senet gibi vesika ve kağıtlarla ödemelerini gösteren vesikaları ve yazdığı mektup, yazı ve telgrafnamelerin kopyalarını ve mukaveleleri, taahhüt ve kefalet ve sair teminat senetleri ve mahkeme ilamları gibi belgeleri muntazam bir tarzda dosya halinde saklamaları zorunludur.

Ayrıca, aynı sorumluluk gerçek şahıs olan tacirin işini terk etmesi halinde kendisine, tacirin ölümü halinde ise mirasçılarına yüklenmiştir. Bununla beraber, bu yükümlülük mirasın resmi tasfiyesinde sulh mahkemesine aittir. Kollektif ve adi şirketlerin herhangi bir nedenle sona ermesi halinde, yetkili mahkeme kararı ile defter ve belgelerin muhafazası ortaklardan birine veya notere verilir.

C- DEFTER VE BELGELERLE DİĞER KAYITLARIN İBRAZ ÖDEVİ

TTK’nın 80. maddesine göre; “Defter ve belgelerin ibraz yükümlülüğü münhasıran mahkemeler yönünden ele alınarak, defterler ve belgelerin delil olarak kullanılmasının zorunlu bulunduğu hallerde, ilgili mahkemece re’sen veya taraflardan birinin talebi üzerine bilirkişi incelemesi yaptırılmak üzere tacirin defter ve belgelerinin mahkemeye ibrazı istenebilir.”

 

IV- SOSYAL SİGORTALAR KANUNU’NA GÖRE DEFTER VE BELGELERİN SAKLANMASI

A- SOSYAL SİGORTALAR İŞLEM YÖNETMELİĞİ’NİN 26. MADDESİNİN 1. FIKRASINA GÖRE

İşverenler ve aracılar, işyeri ile ilgili tüm defter ve belgeleri, istenilmesi halinde Sigorta Müfettişine göstermek üzere 10 yıl süreyle saklamak zorundadırlar.

SSK yönünden ibrazı zorunlu defter ve belgeler ve kayıtların geçerliliği ile ilgili hükümler aşağıda açıklanmıştır.

1- Sosyal Sigortalar Yasası’nın 79. maddesi “Prim Belgeleri” başlığı ile işverenler tarafından çalıştırdıkları sigortalıları için tutmak zorunda oldukları belgelerin neler olduğu ve bu belgelerin hangi koşullarda geçerli olacaklarını belirlemektedir. Kanun koyucu ayrıca tutulacak kayıt ve belgelerin geçerliliği için Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğine yollamada bulunmaktadır.

Konumuzla ilgili 01.05.2004 tarihinden itibaren yürürlüğe giren Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği (1)’nin V. Kısım 25. maddesi aynen aşağıdaki gibidir. (Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten sonra, sigortalıların 2004 yılı Nisan ve önceki aylara ait çalışmaları ile ilgili sigorta primleri, prim hesabına esas tutulan kazançları ve prim ödeme gün sayıları ile diğer bilgilere ilişkin belgelerin işverenlerce düzenlenerek Kuruma verilmesinde, Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği ile ek ve değişikliklerine dair Yönetmelik (2) hükümleri esas alınır.).

“İşverenlerin diğer kanunlar gereğince tutmak zorunda oldukları defterlerle dayanağı belgeler, Aylık Prim ve Hizmet Belgesinin dayanağı belgeler niteliğinde sayılır.

Şu kadar ki,

a- Kullanılmaya başlanmadan önce tasdik ettirilmesi zorunlu olduğu halde tasdiksiz tutulmuş olan defterler,

b- Kanuni tasdik süresi geçtikten sonra tasdik ettirilmiş olan defterlerin tasdik tarihinden önceki kısmı,

c- İşçilikle ilgili giderlerin işlenmemiş olduğu tespit edilen defterler,

d- Sigorta primleri hesabına esas tutulan kazançların kesin olarak tespitine imkan vermeyecek şekilde usulsüz, karışık veya noksan tutulmuş defterler,

e- Herhangi bir ay için sigorta primleri hesabına esas tutulması gereken kazançların ve kazançlarla ilgili ödemelerin (sigorta primine esas kazancın ödemeye bağlı olduğu durumlar dahil) o ayın dahil bulunduğu hesap dönemine ait defterlere işlenmemiş olması halinde ise, o aya ait defter kayıtları,

f- Vergi Usul Kanunu gereğince bilanço esasına göre defter tutulması gerekirken işletme hesabı esasına göre tutulmuş defterler,

geçerli sayılmaz.”

2- Görüldüğü gibi işverenler tarafından tutulacak kayıt ve belgelerle ilgili olarak 506 sayılı Yasa’nın 79. maddesi ile Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği’ne yollamada bulunulmuş, söz konusu, Yönetmeliğin 25. maddesi ile kayıtların hangi hallerde geçerli olacağı hükme bağlanmış bulunmaktadır.

Sosyal Sigortalar Kurumu’nun prim ve diğer alacaklarının tahsilinde 6183 sayılı AATUHK hükümleri uygulandığından tahsil zamanaşımı süresi 5 yıl olmasına rağmen (idari para cezası hariç), tahakkuk zamanaşımı 10 yıldır.

 

V- DEFTER, BELGE İBRAZINDA ÖZELLİKLİ DURUMLAR

Defter ve belge ibrazı ile ilgili olarak genel ilke ve yasal ibraz süreleri yukarıda izahı yapılan şekilde olmasına karşın bazı hallerde (özellikle vergi yasalarımızda) bu genel ilkeden sapılmıştır.

Bu şekilde tarh zamanaşımı süresi ve defter ve belge ibrazına ilişkin olarak genel ilkeden ayrılan durumlar ve özellik arz eden hususlara dikkat edilmelidir.

Özellik arz eden aşağıda başlıklar halinde açıklanan durumlarda defter ve belgelerin ibrazında yasalarda belirlenen sürelerin aşıldığı hususuna dikkat edilmelidir. Bunlardan başlıcaları aşağıda belirtilmiştir;